Inom social omsorg – LSS, HVB, stödboende och skydd – är ett välfungerande ledningssystem avgörande för kvalitet, rättssäkerhet och likvärdighet. Ledningssystemet beskriver hur organisationen styr sin verksamhet och är verktyget för att planera, leda, kontrollera, följa upp och förbättra arbetet.
Vad är ett ledningssystem?
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) ska alla verksamheter inom hälso- och sjukvård samt socialtjänst ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Syftet är att systematiskt och fortlöpande säkerställa och utveckla kvaliteten. I praktiken innebär det ett tydligt samband mellan mål, processer, rutiner och uppföljning – ofta beskrivet genom förbättringscykeln Plan–Do–Check–Act (PDCA).
Kärnan är att arbeta strukturerat med:
- Riskanalys
- Egenkontroll
- Avvikelser och synpunkter/klagomål
- Korrigerande och förebyggande åtgärder
- Dokumentstyrning (processer, rutiner, blanketter) och tydliga ansvar/roller
Krav i korthet enligt källorna
- Ledningssystemet ska omfatta hela verksamheten och användas i det dagliga arbetet – inte bara vara en pärm på hyllan.
- Processer och rutiner ska vara dokumenterade, aktuella, tillgängliga och kända för medarbetarna.
- Risker ska identifieras och hanteras proaktivt; egenkontroll och uppföljning ska genomföras återkommande.
- Avvikelser och klagomål ska tas om hand, analyseras och leda till förbättring.
- Det ska finnas tydlig ansvarsfördelning och styrning av förändringar (versionshantering).
Praktiskt innehåll för LSS/HVB/stödboende/skydd
Ett praktiskt upplägg innehåller ofta följande dokumenttyper och områden:
- Policy och mål för kvalitet och säkerhet
- Processer för inskrivning, genomförandeplan, uppföljning och utflytt
- Rutiner för läkemedelshantering, delegering, bemötande, samtycke och sekretess
- Lex Sarah-process med anmälan, utredning, åtgärder och uppföljning
- Rutiner för avvikelsehantering, incidentrapportering och lärande
- Informationssäkerhet, behörigheter och åtkomstkontroller
- Bemannings- och kompetensförsörjning, introduktion och återkommande utbildning
Så bygger du ditt ledningssystem i Journala – steg för steg
Att upprätta och underhålla ett ledningssystem kan kännas omfattande. Med Journala blir det enkelt att komma igång och hålla ihop strukturen över tid – dessutom kan samma dokument användas i flera verksamheter i organisationen, vilket minskar redundans och förenklar förvaltningen.
Skapa struktur: definiera nivåerna policy → process → rutiner → blanketter. Gör det tydligt hur dokumenten hänger ihop.
Dokumentera där det passar bäst:
- Ladda upp befintliga rutiner och blanketter som PDF eller Word
- Eller skriv dokumenten direkt i Journala
- Återanvändning över flera verksamheter:
- Samma rutin/ledningsystem kan enkelt delas mellan verksamheter inom samma organisation
- Detta undviker dubblering och felkällor när dokument uppdateras
- Levande förbättringsarbete:
- Koppla avvikelser och klagomål till relevanta processer/rutiner
- Planera egenkontroller och dokumentera uppföljning
- Driv förbättringar med tydliga åtgärder, ansvar och datum
Snabb checklista för start
- Identifiera 5–7 kritiska processer där tydlighet ger störst effekt
- Lista nödvändiga rutiner och blanketter per process
- Samla befintliga dokument (PDF/Word) och ladda upp dem i Journala
Vill du se hur Journala kan underlätta ditt kvalitetsarbete? Boka en kostnadsfri demo – vi visar hur du kan komma igång på en timme.
Källor
- Socialstyrelsen (2011). Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. SOSFS 2011:9.
- Socialstyrelsen (2012). Handbok till SOSFS 2011:9 – ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.
